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Utilisation obligatoire de TRACES NT à compter du 1er octobre 2021

A compter du 1er octobre 2021, tous les certificats phytosanitaires à l’exportation délivrés par la France devront être édités via l’application développée par la Commission européenne TRACES NT (TRAde Control and Expert System New Technology / Système expert de contrôle des échanges Nouvelles Technologies) ou TNT.

Cet outil permettra de signer et envoyer électroniquement les certificats vers les pays qui acceptent déjà cette procédure – ce qui représente un gain de temps et d’argent pour vous.
Pour les autres pays, un certificat papier d’un nouveau format, muni d’un QR code, vous sera transmis comme vous en aviez l’habitude.

Dès à présent, il vous appartient de vous créer un compte dans TRACES-NT et de basculer vers cette nouvelle procédure.

Il convient tout d’abord de bien distinguer le concept d’opérateur, qui correspond à une société (entité morale) du concept d’utilisateur qui correspond à une personne physique. Un opérateur peut avoir plusieurs utilisateurs.

1. Compte utilisateur

-  Le 1er utilisateur d’une société doit se créer un compte nominatif selon la procédure décrite en annexe 3. Il se rattache à un opérateur existant (ou crée cet opérateur selon les consignes détaillées au point 2).

-  Il demandera son rattachement (autorisation) à un ou plusieurs SRAL/ARC (autorité régionale compétente), en fonction du ou des différents SRAL où sont demandés les certificats phytosanitaires.

-  Le 1er utilisateur sera validé par le ou les SRAL correspondants. Selon le principe de la « cascade », il deviendra par la suite valideur (administrateur) des autres comptes utilisateurs de sa société, y compris ceux basés sur d’autre sites. Il pourra à son tour désigner d’autres administrateurs.

-  Tous les autres utilisateurs du même opérateur doivent ensuite se créer un compte et se rattacher au même opérateur existant (voir annexe 3, § II.1.1).

2. Compte opérateur

Pour enregistrer une société/opérateur dans TRACES NT, la procédure suivante a été actée :
-  Séquence 1 : un professionnel de ladite société saisit si nécessaire avec l’appui de sa fédération/interprofession et de FranceAgriMer les données d’enregistrement de cette société, cette saisie constitue une demande de création de compte pour la société (voir annexe 5).
-  Séquence 2 : un inspecteur SRAL ayant un rôle « administrateur » validera le compte en question.

Les règles/points suivants sont à noter :

-  Les opérateurs doivent s’enregistrer d’après l’avis de situation de l’établissement au répertoire SIRENE afin de vérifier les données officielles enregistrées par l’INSEE : http://avis-situationsirene.insee.fr/. Seules ces données font foi. Dans un deuxième temps, si cet avis n’est pas conforme aux données de l’établissement, il est impératif que l’établissement fasse les démarches auprès de l’INSEE pour apporter les corrections. Le formulaire de contact est disponible à : http://www.insee.fr/
Attention : Les erreurs de données administratives peuvent poser des difficultés notamment pour les sociétés engagées dans des protocoles bilatéraux où la réglementation exige des listes d’établissements agréés. La raison sociale ou dénomination de l’entreprise présente sur le CP doit être en tout point identique à celle présente sur la liste agrément, qui en principe respecte le SIRENE. Soyez donc très scrupuleux sur la saisie des informations vous concernant.

-  Les opérateurs, lors de la création de leur compte, s’inscrivent auprès de SRAL/ARC (autorité régionale compétente) dont dépend le siège de leur société. TRACES NT proposera automatiquement l’ARC par principe géographique.

-  Lors de la création du compte opérateur, bien choisir l’activité « Etablissement végétal » même si l’opérateur peut être concerné par l’activité « Aliments pour animaux » mais qui en réalité correspond au domaine vétérinaire.

-  Pour éviter les doublons, une même société ayant plusieurs activités doit regrouper les différentes activités sous un seul enregistrement (cf. annexe 5, points 3 et 4 en particulier) ; le SRAL procèdera alors à la suppression des autres enregistrements (doublons).

-  TRACES NT ne gère pas à ce stade dans le domaine phytosanitaire les doubles activité import et export pour la même société. La solution temporaire est de dupliquer l’opérateur dans le système – se rapprocher du SRAL.

3. Demande d’un certificat phytosanitaire

Les demandes de certificats phytosanitaires, avec les pièces jointes, devront toujours parvenir au SRAL par mail (procédure inchangée).

En parallèle, le certificat phytosanitaire sera initié, par l’un des utilisateurs de l’opérateur, sur TRACES NT, selon l’annexe 8. Tous les champs 1 à 9 seront à compléter.

Attention : ne pas joindre de justificatifs sur TRACES NT mais les envoyer au SRAL par mail.

NB : La première création d’un CP constituera un « certain investissement ». En revanche, une fois un premier CP édité et validé pour un couple pays/produit, la fonction « Copier nouveau sous » dans la rubrique « Autres actions » de l’application TRACES NT en bas de l’écran permet de cloner la partie I du certificat en vue d’en créer un nouveau similaire.

Les éléments renseignés par les opérateurs dans la partie I font l’objet d’une vérification par le SRAL.
Le SRAL poursuivra ensuite le remplissage de ce certificat phytosanitaire sur TRACES-NT.

Les modalités de signature seront différentes selon que le certificat est émis sous format électronique ou format papier.

La signature électronique sera utilisée lorsque le format électronique est accepté par la destination d’envoi (pays tiers, territoire continental de l’UE, DROM, COM, POM, PTOM).
La liste des pays acceptant la certification électronique est disponible sur Expadon 2 en se connectant (accès réservé) puis en sélectionnant les critères suivants en recherche avancée :
- Thématique : Exportation
- Domaine : Végétal
- Zone économique ou pays : Pays-tiers à l’UE
- Type de fichier : Stratégie et suivi

Pour les pays n’acceptant pas encore la certification électronique, il sera émis un certificat papier, sur lequel est apposé un QR code donnant toutes les garanties d’authenticité et de fiabilité, complété du tampon & signature du SRAL.

4. Informations importantes

Cette procédure deviendra obligatoire à partir du 1er octobre 2021. Nous vous invitons à créer vos comptes sur TRACES NT dès à présent et à basculer vers cette nouvelle méthodologie.

Pour ce qui concerne la certification électronique, celle-ci se mettra progressivement en place au fur et à mesure de son acceptation par les pays tiers ou autres destinations d’envoi.

FranceAgriMer adressera également un message national d’information des opérateurs relatif à cette nouvelle procédure.
L’accompagnement des opérateurs et leurs utilisateurs pour créer leurs comptes et déposer leurs demandes de CP sera effectué par FranceAgriMer. Des séances de formation des professionnels devraient être organisées.